HƯỚNG DẪN Tổ chức Đại hội Chi đoàn, Chi hội nhiệm kỳ 2018 - 2019

 

HƯỚNG DẪN
Tổ chức Đại hội Chi đoàn, Chi hội nhiệm kỳ 2018 - 2019

 
 I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
1. Toàn bộ các hoạt động của Đại hội Chi đoàn, Chi hội (sau đây gọi tắt là Đại hội) phải thực hiện theo đúng Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Điều lệ Hội Sinh viên Việt Nam, các quy định của Trung ương Đoàn, Trung ương Hội, Tỉnh đoàn Thái Bình và hướng dẫn của BCH Đoàn Thanh niên - Hội Sinh viên Trường.
2. Đại hội có nhiệm vụ tổng kết, đánh giá hoạt động của Chi đoàn, Chi hội trong nhiệm kỳ vừa qua, đề ra phương hướng hoạt động cho nhiệm kỳ tới; bầu Ban Chấp hành Chi đoàn, Chi hội có đủ phẩm chất, năng lực, nhiệt tình và tín nhiệm để lãnh đạo Chi đoàn, Chi hội trong nhiệm kỳ tới.
3. Việc tham gia Đại hội là nhiệm vụ của tất cả đoàn viên, sinh viên. BCH Chi đoàn, Chi hội phân công nhiệm vụ cụ thể theo khả năng của đoàn viên, sinh viên, tránh ôm đồm công việc để không xảy ra tình trạng đoàn viên, sinh viên thờ ơ, không thấyđược trách nhiệm của bản thân đối với đợt sinh hoạt chính trị quan trọng này. Đại hội chỉ được tiến hành khi có ít nhất 2/3 số đoàn viên trong chi đoàn tham dự.
4. Các đồng chí Ủy viên BCH Đoàn Thanh niên - Hội Sinh viên Trường đã được phân công có nhiệm vụ chỉ đạo, dự và đôn đốc, kiểm tra… đại hội của các Chi đoàn, Chi hội sinh viên; tuyệt đối không để xảy ra hiện tượng Chi đoàn, Chi hội tổ chức đại hội mà không có đại diện chính thức của Đoàn - Hội Trường dự, chỉ đạo.  
5. Các đồng chí Ủy viên BCH Đoàn Thanh niên - Hội Sinh viên Trường đã được phân công phải duyệt toàn bộ nội dung của đại hội của các Chi đoàn, Chi hội, trong đó lưu ý các vấn đề: các báo cáo, chương trình, kịch bản, nhân sự BCH Chi đoàn, Chi hội, các mẫu văn bản (theo hướng dẫn dưới đây).
6. Đại hội được tiến hành trong 01 buổi, phải đảm bảo đúng giờ, nghiêm túc, ngắn gọn, đầy đủ, tiết kiệm. Đoàn viên dự đại hội phải mặc trang phục lịch sự (trang phục TNVN, SVTN); phải gương mẫu, tự giác, không nói chuyện riêng, không làm việc riêng, không sử dụng bia rượu, thuốc lá. Đoàn viên, sinh viên phải phát huy dân chủ, ưu tiên cho việc thảo luận các báo cáo, tránh hiện tượng đại biểu mời phát biểu nhiều hơn đoàn viên trong chi đoàn. 
II. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ
Để Đại hội thành công, Chi đoàn, Chi hội cần làm tốt công tác chuẩn bị, bao gồm:
1. Lập kế hoạch tổ chức Đại hội trên cơ sở định hướng chỉ đạo của Đoàn Trường. Kế hoạch cần xác định rõ: thời gian, địa điểm, các nội dung chính trong đại hội và phân công người chuẩn bị.
2. BCH Chi đoàn - Chi hội dự thảo báo cáo kết quả hoạt động Chi đoàn - Chi hội trong nhiệm kỳ qua; phương hướng hoạt động của Chi đoàn, Chi hội trong nhiệm kỳ tới. Chuẩn bị đề án nhân sự BCH mới; xây dựng các văn bản phục vụ Đại hội: chương trình Đại hội; kịch bản chi tiết; mẫu phiếu bầu; mẫu biên bản bầu cử; mẫu giấy mời, mẫu biên bản Đại hội. Phân công chuẩn bị trước ít nhất 2 đến 3 ý kiến tham luận về các nội dung như: học tập và NCKH (1); rèn luyện đoàn viên nâng cao văn hóa học đường và ý thức chấp hành pháp luật (2); hoạt động VH-VN-TDTT và hoạt động phong trào (3); thanh niên phấn đấu trở thành Đảng viên (4); chuẩn bị các tiết mục văn nghệ, các tiểu phẩm.... Tham khảo tài liệu tại Bảng Lịch công tác Văn phòng Đoàn Thanh niên - Hội Sinh viên hoặc trên website: doanhoi.svydtb.edu.vn.
3. Đăng ký lịch tổ chức, báo cáo trình duyệt các tài liệu của Đại hội tới BCH Đoàn Thanh niên - Hội Sinh viên Trường. Sau khi được duyệt, mới được tiến hành Đại hội. Việc duyệt toàn bộ tài liệu phải được thực hiện xong trước Đại hội 02 ngày, khi không hoàn thiện kịp thời sẽ phải lùi lịch Đại hội.
Danh sách các đồng chí Ủy viên BCH Đoàn Thanh niên - Hội Sinh viên Trường được phân công duyệt các tài liệu của Đại hội được công bố trên Bảng công tác Văn phòng Đoàn Thanh niên - Hội Sinh viên Trường và trên trang website: http://doanhoi.svydtb.edu.vn.
- Triệu tập Đoàn viên, sinh viên dự Đại hội, phân công Đoàn viên, sinh viên thực hiện các khâu trong tổ chức Đại hội (trang trí, chương trình chi tiết, các hoạt động trước, trong và sau Đại hội,…) để Đại hội thực sự là một sinh hoạt chính trị quan trọng, thể hiện ý thức trách nhiệm của từng đoàn viên.
III. CÁCH THỨC TỔ CHỨC
- Thời gian: thời điểm tổ chức đại hội phải phù hợp, thuận lợi cho Đoàn viên, sinh viên tham dự đầy đủ.
- Địa điểm: tổ chức tại phòng học, giảng đường (Liên hệ tổ quản lý giảng đường tại tầng 1 Giảng đường 4 tầng).
- Khách mời: Đại diện BCH Đoàn Thanh niên Trường, Đại diện BCH Hội Sinh viên Trường, Đại diện Chi bộ Sinh viên dài hạn (Đã có danh sách phân công cụ thể), các Chi đoàn, Chi hội bạn.
- Trang trí, đảm bảo các yêu cầu cơ bản: Cờ Tổ quốc, ảnh Bác, Huy hiệu Đoàn, huy hiệu Hội. Chú ý: huy hiệu Đoàn, huy hiệu Hội không treo cao hơn cờ Tổ quốc; tượng hoặc ảnh Bác đặt chính giữa và không đặt cao hơn cờ Tổ quốc, huy hiệu Đoàn, huy hiệu Hội.
- Bàn làm việc của Đoàn chủ tịch, Thư ký, khách mời nên có khăn phủ và hoa, nước uống.
- Nếu có hoa quả, bánh kẹo thì chỉ được dùng khi đại hội kết thúc. Tuyệt đối không được bày ra bàn trong khi đại hội diễn ra.
IV. CHƯƠNG TRÌNH ĐẠI HỘI
- Chào cờ (yêu cầu hát tập thể Quốc ca - Đoàn ca - Hội ca)
- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.
- Giới thiệu đoàn chủ tịch chủ trì Đại hội; giới thiệu thư ký của Đại hội.
- Đoàn chủ tịch công bố chương trình Đại hội.
- Đoàn chủ tịch (Bí thư chi đoàn) trình bày báo cáo tổng kết hoạt động công tác Đoàn và phong trào thanh niên nhiệm kỳ vừa qua; phương hướng công tác trong thời gian tới.
- Đại hội thảo luận đóng góp cho báo cáo, phương hướng (Tham luận, thảo luận).
- Đại diện BCH Đoàn Trường, Đại diện BCH Hội Sinh viên Trường, Đại diện Chi bộ Sinh viên dài hạn, GVCN phát biểu ý kiến.
- Nếu là Chi đoàn, Chi hội năm thứ nhất thì trao quyết định thành lập Chi đoàn, Chi hội).
- Nếu có BCH Chi đoàn, Chi hội cũ thì đoàn chủ tịch công bố Ban Chấp hành cũ hết nhiệm kỳ; đối với Chi đoàn, Chi hội mới có BCH lâm thời thì thôi; tiếp theo Đại hội tiến hành bầu Ban Chấp hành mới; trình bày yêu cầu, cơ cấu, tiêu chuẩn Ủy viên Ban Chấp hành mới. Giới thiệu nhân sự dự kiến do Ban Chấp hành cũ chuẩn bị và hướng dẫn Đại hội ứng cử, đề cử vào danh sách bầu Ban Chấp hành mới. Chủ tọa đại hội trả lời, giải thích những ý kiến của đoàn viên, quyết định cho rút tên hoặc không cho rút tên khỏi danh sách bầu cử. Đại hội biểu quyết thống nhất danh sách bầu cử.
- Bầu tổ bầu cử. Tổ bầu cử hướng dẫn thể lệ bầu cử.
- Tiến hành bầu cử, công bố kết quả, Ban Chấp hành mới ra mắt.
- Thông qua nghị quyết của Đại hội
- Bế mạc Đại hội
  V. NHIỆM VỤ CHÍNH CỦA TỪNG BỘ PHẬN
1. Đoàn Chủ tịch:
Đoàn Chủ tịch được bầu ra tại Đại hội trù bị có nhiệm vụ: Điều hành Đại hội theo chương trình đã được thảo luận, thống nhất; hướng dẫn cho đoàn viên, sinh viên thảo luận, biểu quyết văn kiện đại hội; lãnh đạo việc bầu cử, quyết định cho rút tên hay không cho rút tên trong danh sách ứng cử; giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra Đại hội,…
Đoàn chủ tịch cần phải là những đồng chí có khả năng tổ chức, điều hành, có uy tín và nắm chắc nguyên tắc điều lệ. Cơ cấu Đoàn chủ tịch nên có 03 đồng chí và có cả ủy viên BCH cũ, nhân sự dự kiến tham gia BCH mới; có bí thư chi đoàn, chi hội trương.
2. Thư ký: Thư ký được bầu ra tại Đại hội trù bị có nhiệm vụ: ghi biên bản, tổng hợp ý kiến phát biểu và các biểu quyết trong Đại hội, giúp việc cho Đoàn chủ tịch. Thư ký có 02 đồng chí.
3. Tổ bầu cử: Tổ bầu cử được bầu ra tại Đại hội trù bị có nhiệm vụ: hướng dẫn thể lệ bầu cử, chuẩn bị phiếu bầu hợp lệ, kiểm phiếu và công bố kết quả bầu cử, làm biên bản bầu cử. Tổ bầu cử thường gồm 03 đồng chí, được bầu bằng hình thức biểu quyết. Các đồng chí có tên trong Danh sách bầu cử BCH không được tham gia làm việc trong Tổ bầu cử.
VI. VIỆC BẦU CỬ BCH CHI ĐOÀN TẠI ĐẠI HỘI
1. Nguyên tắc bầu cử:
- Khi bầu cử hay biểu quyết phải có quá ½ số phiếu bầu (kể cả phiếu hợp lệ và không hợp lệ) hoặc quá ½ số người có mặt tán thành thì người được bầu mới trúng cử và nghị quyết mới có giá trị.
- Trường hợp bầu lần thứ nhất chưa đủ số lượng đã quyết định thì phải tiếp tục bầu lần thứ hai để lựa chọn trong số còn lại của danh sách ứng cử. Nếu bầu lần thứ hai vẫn chưa đủ thì việc có tiếp tục bầu nữa hay không do đại hội quyết định.
- Trường hợp số người được quá ½ số phiếu bầu nhiều hơn số lượng được bầu thì chỉ lấy đủ số lượng được bầu và lấy từ người cao phiếu nhất trở xuống.
- Trường hợp số cuối cùng của số lượng người định bầu có 2 người trở lên và có số phiếu bằng nhau thì phải tổ chức bầu lại trong số những người đó chọn lấy người cao phiếu nhất. Người trúng cử trong số đó cũng phải có quá nửa số phiếu bầu.
2. Bầu Ban Chấp hành mới:
Bầu BCH mới được tiến hành bằng hình thức bỏ phiếu kín. Bầu 03 ủy viên BCH, trong đó có Bí thư và một Phó Bí thư và 01 ủy viên.
Việc phân công chức danh bí thư, phó bí thư do Đại hội quyết định trên cơ sở tham khảo ý kiến đề xuất của các UVBCH, có ý kiến của Đoàn cấp trên.
VII. VIỆC HIỆP THƯƠNG BCH CHI HỘI TẠI ĐẠI HỘI
Đoàn Chủ tịch chủ trì việc hiệp thương bầu BCH Chi hội. Bầu 03 ủy viên BCH, trong đó có Chi hội trưởng và 02 ủy viên.
Việc phân công chức danh Chi hội trưởng do Đại hội quyết định trên cơ sở tham khảo ý kiến đề xuất của các UV BCH, có ý kiến của Hội cấp trên.
VIII. BÁO CÁO KẾT QUẢ
Sau Đại hội chậm nhất 01 tuần BCH Chi đoàn, Chi hội tiến hành gửi hồ sơ Đại hội cho BCH Đoàn Thanh niên - Hội Sinh viên Trường. Hồ sơ đề nghị Đoàn Trường - Hội Sinh viên Trường chuẩn y kết quả Đại hội bao gồm: Biên bản Đại hội Chi đoàn - Chi hội; Biên bản kiểm phiếu và toàn bộ phiếu bầu BCH Chi đoàn; Biên bản họp phân công BCH; Danh sách trích ngang BCH mới; Báo cáo tổng kết nhiệm kỳ cũ và Phương hướng nhiệm kỳ mới. Hồ sơ trên đựng file nilon có nút và ghi rõ tên Chi đoàn, Chi hội phía ngoài.
Với những Chi đoàn, Chi hội không thay đổi nhân sự chuẩn bị hồ sơ đề nghị Đoàn Trường - Hội Sinh viên Trường chuẩn y kết quả Đại hội bao gồm: Biên bản họp Chi đoàn - Chi hội; Danh sách trích ngang BCH mới; Báo cáo tổng kết nhiệm kỳ cũ và Phương hướng nhiệm kỳ mới. Hồ sơ trên đựng file nilon có nút và ghi rõ tên Chi đoàn, Chi hội phía ngoài.
IX. LIÊN HỆ CÔNG TÁC
- Mọi thắc mắc xin liên hệ tại VP Đoàn TN - HSV Trường - P.A103 - A104 - KTX Trường; tham khảo website http://doanhoi.svydtb.edu.vn; fanpage chính thức của Đoàn Thanh niên - Hội Sinh viên Trường: Sinh viên Y Dược Thái Bình.
Đề nghị các Chi đoàn nghiêm túc triển khai thực hiện./.